O que as empresas precisam observar na hora de colocarem seus empregados para trabalhar de casa

Por Daniel Bernardo, Karen Buralde e Pablo Mourente.

Com o avanço tecnológico, e com eventos como a pandemia de Covid-19, a prática do home office, também conhecido como teletrabalho ou trabalho remoto, se tornou cada vez mais presente na rotina profissional da maioria das empresas ao redor do mundo e a tendência é que o número de empresas que adotarão essa modalidade de trabalho de forma perene aumente ao longo dos próximos anos.

Sua empresa está preparada para implantar essa modalidade, aplicando os principais aspectos, de modo a não gerar futuro passivo trabalhista?

Elencamos os principais aspectos a serem adotados para que o home office seja implantado sem que haja problemas futuros.

1. Aspectos básicos

A prestação de serviços nessa modalidade, cujo nome oficial na CLT é “teletrabalho”, deve ser formalizada por meio de acordo individual escrito entre empregado e empregador (que chamaremos aqui de “acordo de teletrabalho” ou “acordo de home office”), que especificará todas as atividades que serão realizadas por aquele.

Ponto importante é que o comparecimento eventual às dependências da empresa para a realização de atividades específicas que exijam a presença do empregado no estabelecimento, como reuniões, e treinamentos, por exemplo, não descaracteriza a modalidade de trabalho.

É possível, inclusive, que o acordo de teletrabalho defina um regime híbrido, especificando qual é a política da empresa para a permissão do home office, baseada em mínimo de dias por semana no escritório, ou outro critério definido no documento.

Por fim, deve-se lembrar que o acordo de home office pode ter duração por prazo determinado ou indeterminado, mas o empregador poderá exigir unilateralmente o retorno do(a) colaborador(a) à modalidade presencial, desde que garantido o prazo legal de transição, mínimo de 15 dias, ou em qualquer momento, em caso de descumprimento de obrigações, por parte do(a) colaborador(a).

2. Local de trabalho

Nessa modalidade de trabalho, a prestação de serviço ocorrerá na residência do(a) colaborador(a) ou em outro lugar escolhido por esse(a), mas a empresa poderá exigir que o local seja adequado às necessidades básicas de infraestrutura para o exercício de suas respectivas funções.

Além disso, a empresa também pode solicitar que o(a) colaborador(a) se mantenha acessível ao empregador pelos meios de comunicação tradicionais.

Ponto de relevante destaque é a ausência de necessidade de deslocamento do(a) colaborador(a), podendo ser suspenso o fornecimento de vale-transporte.

Contudo, quando do comparecimento eventual às dependências da empresa para realização de atividades específicas, as despesas de deslocamento devem ser custeadas por esta, não descaracterizando, entretanto, a modalidade de teletrabalho.

3. Fornecimento de infraestrutura

A responsabilidade pela administração e pela operacionalização da aquisição, da manutenção e do fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada pode ser atribuída, no acordo de teletrabalho, ao empregado ou à empresa, porém o custo financeiro deverá ser sempre suportado por esta última.

Em relação a eventuais equipamentos cedidos pelo empregador ao empregado, como computador, móveis, etc., é recomendável a elaboração de termo escrito que formalize a entrega dos itens, listando-os, descrevendo seu estado de conservação, definindo obrigações do empregado, estabelecendo a possibilidade de desconto em folha em caso de avarias, etc.

O custeio dessa infraestrutura por parte da empresa poderá ser feito por reembolso de despesas mediante comprovação das mesmas, ou ainda pelo pagamento de valores fixos baseados no custo médio. Em qualquer caso, terão sempre natureza de verba indenizatória e sobre esse pagamento não haverá reflexos sobre 13º, férias, INSS e FGTS.

Uma alternativa interessante para a empresa, em termos de custo operacional, é realocar o valor pago a título de vale-transporte para custear essas despesas e, se for necessário, fazer o desembolso de eventual diferença, a fim de adequar cada caso.

Assim, quando o trabalho remoto for encerrado, a verba volta a ser alocada para o pagamento do vale-transporte. 

4. Controle de jornada (controle de ponto)

Via de regra, o trabalho em home office não possui controle de jornada (controle de ponto) e, por conta disso, o empregado não pode sofrer descontos por atrasos e muito menos terá direito ao pagamento de horas extras.

Entretanto, é muito importante alertar que a ausência de controle de jornada tem que ser real. O empregado não pode de fato ser controlado, por exemplo, sendo cobrado do início de sua jornada ou por eventuais atrasos, sob pena de conseguir caracterizar o controle de jornada e eventuais horas extras na Justiça do Trabalho.

Da mesma forma, o controle do tempo de trabalho do empregado por meio de login em sistemas informatizados também descaracterizará a ausência de controle de jornada, e dará ao empregado o direito de receber eventuais horas extras.

Vale ressaltar que não é porque não existe controle de jornada, que o empregado pode, por exemplo, optar em trabalhar de madrugada, quando sua função é primordialmente atender clientes em horário comercial. Situações desse tipo podem resultar em medidas disciplinares aplicadas pela empresa. Cabe a empresa dar as diretrizes a seus empregados, que recomenda-se que estejam contidas no acordo de teletrabalho.

Assim, em síntese, a empresa é livre para determinar se o empregado trabalhando remotamente terá ou não controle de jornada, devendo agir conforme a opção escolhida e arcando com as consequências legais desta.

5. Proteção contra acidentes de trabalho e doenças ocupacionais

Uma das grandes preocupações do empregador quando estamos falando de home office ou trabalho remoto deve ser sobre possíveis acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. Para isso, como forma de tentar se eximir de uma eventual responsabilidade por um possível acidente ou uma doença ocupacional, a empresa deve fornecer meios para que o empregado esteja protegido.

Isso pode se dar de diversas formas, como por exemplo, a elaboração de cartilhas e manuais de instrução sobre questões de ergonomia, bem como com o “empréstimo” de mobiliário da empresa aos seus empregados, como cadeiras, mesas, suportes para computador/monitor, periféricos, entre outros equipamentos que podem ajudar nesse aspecto da ergonomia.

A empresa pode, ainda, promover treinamentos sobre ergonomia e ginástica laboral, para que o(a) colaborador(a) mantenha um comportamento positivo ativo e saiba que não está sozinho nesse momento.

Além disso, a empresa deve buscar fiscalizar se seus empregados vêm cumprindo tais orientações sob pena de serem aplicadas medidas disciplinares aos que descumprirem.

Ressaltamos também que a empresa pode oferecer treinamentos a seus empregados sobre o tema, além de realizar campanhas de conscientização.

Como medida mínima e obrigatória, a CLT estabelece que “o empregador deverá instruir os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho”, devendo o empregado “assinar termo de responsabilidade comprometendo-se a seguir as instruções fornecidas pelo empregador”.

6. Possibilidade de assinatura eletrônica

Em tempos de isolamento social, a opção de assinatura eletrônica do acordo de home office e outros tantos celebrados ao longo de uma relação de emprego (termos, aditivos, etc.) facilita a dinâmica, traz agilidade e mantém as pessoas em segurança, além de ter plena validade legal.

Para que as partes tenham maior flexibilidade na forma de assinatura eletrônica a ser adotada, é recomendável que o documento contenha uma cláusula específica autorizando modalidades alternativas da referida assinatura, nos termos do permitido pela Medida Provisória 2.200-2/2001.

7. Direitos previstos em Convenção Coletiva

Via de regra, todos os direitos previstos em Convenção Coletiva, ou em Acordo Coletivo, devem ser mantidos durante o trabalho em home office, a não ser que haja ressalva expressa na mesma, o que não raro vem previsto em aditivo de convenção coletiva ou de acordo coletivo, celebrados durante a pandemia.

8. O que esperar do futuro do home office?

Há diversas incertezas sobre o futuro, o que não permite afirmar que o home office veio para se estabelecer como nova e única modalidade, contudo poderá ser um benefício ofertado aos colaboradores.

A verdade é que há trabalhadores que estão muito mais felizes ao trabalhar em casa, logo, esse poderá ser um benefício que não representa custo para a empresa, muitas vezes até representando economia, reduzindo despesas de locação de espaço, energia elétrica, etc.

Nos pontos acima abordados, estão elencados os principais aspectos que devem ser observados pelas empresas ao utilizarem o regime de home office. É importante alertar que existem ainda outras peculiaridades que podem ser importantes e, por conta disso, sempre orientamos a consulta a um advogado.

O David & Athayde Advogados possui uma equipe especializada em Relações de Trabalho, com experiência na assessoria de empresas quanto à regularização do teletrabalho ou home office.

Os serviços podem ser prestados por meio da nossa Plataforma D&A Online, em que nossos clientes encontram a nossa Solução Jurídica Online de Regularização de Teletrabalho / Home Office, ou ainda pelo atendimento tradicional, em que o escopo dos serviços pode ser mais abrangente para atender outras necessidades do cliente.